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職場溝通第一步?從「確認」開始
2018-08-28    作者:胡庭碩

 我是一個地方型社會企業的負責人,我們經營的「猴硐生態教育園區」很特別,他是在煤鄉貓村的一所荒棄國小,作為里山(註1)文化基地,推動關於「綠色生活、手作精神、友善耕植、在地文化」,並針對「親子、厭世青年、大自然愛好者、嚮往社群精神的朋友,設計不同的深度體驗與學習活動。

在一個月前,我們開出了一個特別的職缺,供食供宿,起薪35000元,希望能號召對里山文化與社會經濟(註2)嚮往的青年,一起共同生活深耕文化,在面試應徵者時,發生一件工作失誤,我覺得很有意思,與大家分享。

遲到事件:溝通的第一步,是要對方確認收到才算數

在園區應徵期十天,規定盡可能都要住在園區。一來較能理解荒棄國小裡,會出現的各種狀況;二來,也想知道應徵者,是否能夠適應里山生活。(如山泉水半夜斷掉,要摸黑修水路等)

公司規定晨會與簽到時間為九點,有位女孩前天晚上回家拿私人物品,隔天早上九點半還未抵達公司。撥電話詢問她發生什麼事,她表示出門前臨時肚子痛,在臉書私訊某位一早便開始清潔事務的同仁,並未已讀該訊息,所以沒有人知道她發生什麼事。

肚子痛無可厚非,當日也沒有時效性的工作需要協助,事情影響不嚴重。但我覺得這隱含一個重要,且沒被彰顯的工作態度,就是:「溝通的第一步,是要對方確認收到才算數」行動通訊普及的世代,我們更加容易把各種即時、零碎、未經整理的資訊,傳遞給他人;但同樣的,大家資訊也被其他資訊給佔滿,在傳遞訊息同時,多進行一步確認動作,是極為要緊的。
之前在一本管理學小說《目標:簡單而有效的常識管理》上,讀到一個可愛的小故事,用童軍團健行做例子。談行進快慢,不取決於帶頭人,而是在於中間人不同速度的影響。

如第一人,每小時能夠走4公里,但第二個人,每小時卻只能走3公里。在這個狀況下,就算第三個人,即使每小時能走4公里,也會受限第二個人的關係,最多走到3公里,也往後一直被延宕下去。把時間再拉長,若第一個人,第一個與第二個小時,各走4公里;但第二個人,第一個小時只走了3公里,第二個小時發奮圖強,走了5公里;加起來走了8公里,但影響到第三人時,受限於前人,第一個小時就只能走3公里,而第二小時,即便前人多出了5公里的速度,第三人還是只能走4公里。總計下來,第三人便只走了7公里。把每一個環節小小的波動,與彼此依存關係串聯起來,就會對整條隊伍,產生顯著的拖慢影響。

這些影響,存在在公司各個環節,從生產存貨,到資訊傳遞,無處不在。這也是為什麼一個小小的「資訊傳遞,要確認對方有收到」如此重要。工作上,切記每個環節與關係的嚴重性,時刻彼此警惕,才能幫助隊伍前行。

 

 

註1:里山(Satoyama):是指住家、村落、耕地、池塘、溪流與山丘等混和地景。這類多蕉埔里山的梯田美景樣化的環境,因為當地居民的合理運用,不僅提供了村落所需的糧食、水源與生活物資,涵養在地文化,增加當地的生物多樣性,並達到環境永續利用的目標,是公認的永續型社會生態生產地景(socio-ecological production)。參考來源:http://www.kskk.org.tw/satoyama/?page_id=15

註2:社會經濟:相信人的經濟行為,不只物質資源的生產與分配。與市場經濟相比,除了累積資本家財富外,更看重經濟活動發生時,不同利益關係人們參與在其中的方法、互動關係、地位尊嚴,並提出互惠,共好、榮譽等不同心理驅動因素。

參考來源:作者歸納。